Группа поддержки ваших продавцов

Даже на лучших в мире продавцах не выехать — им нужна группа поддержки, которая снимет с них груз лишней работы и позволит полностью сфокусироваться на заключении сделки. В группу поддержки входят техспециалисты, рекламщики и маркетологи, сотрудники делопроизводства, логисты, все те, которые «расчищают» дорогу для продажников и позволяют им не заботиться о каких-то технических моментах.

Нельзя, чтобы их было слишком мало, ведь тогда продавцам придётся тратить время на другую работу, на чужую работу. И нельзя, чтобы их было слишком много, потому что тогда компания будет нести издержки.

Так сколько их должно быть, маленьких помощников Санты? На счастье, крутые зарубежные аналитики уже провели исследование и всё выяснили.

Сколько вспомогательного персонала нужно компании

Согласно исследованию техногиганта MсКinsey, крепкая компания не обойдётся без:

• клиентской поддержки,
• делопроизводства и администрации (сюда входят бухгалтеры),
• руководства подразделений — например, руководителя отдела продаж.

Аналитики исследовали опыт крупных корпораций с высокой чистой прибылью относительно объёма вложений (ROI). У них было что-то общее в организации внутренних процессов, и после некоторого мозгового штурма эксперты смогли выделить ровно четыре переменные, от которых зависит прибыльность компании — то есть, эффективность её продавцов. Вот они.

1. 50–60% — для поддержки

Поддержкой продажников должны заниматься около половины сотрудников. 30% будет слишком мало, больше 60% — нерентабельно и попросту дорого.

Почему столько? Во-первых, поддержка освобождает для сотрудников отдела продаж время, которое они тратят непосредственно на выполнение своей основной функции: привлечения клиентов и заключения сделок, иными словами того, что держит большинство предприятий на плаву. Во-вторых, когда каждый сотрудник занят своим делом, компания в целом демонстрирует высокую экономическую эффективность.

2. Правильно подобрать состав

Состав едва ли не важнее размеров «группы поддержки». Вы не сможете эффективно работать без делопроизводителей и администраторов, которые решают постоянно возникающие рутинные «бумажные» задачи. Именно эти две категории — самые важные из поддерживающих.

Предположим, у нас есть две компании, у которой одинакового размера группы клиентской поддержки, но у первой делопроизводство больше, чем у второй. Легко догадаться, какая будет эффективнее статистически, в соответствии с исследованием экспертов.

3. Набрать ровно столько руководителей, сколько нужно

Не будем томить и сразу назовём оптимальное соотношение (в соответствии с исследованиями, конечно): между 10:1 и 5:1, в идеале — 8:1. Где 8 относится к продавцам, а единица — к руководству.

Слишком большое количество подчинённых снижает эффективность контроля, а вместе с ним — эффективность работы всего отдела. Но если подчинённых у руководителя мало, особенно если в компании несколько небольших отделов продаж каждый с собственным руководителем, то всё это начинает обходиться предприятию в кругленькую сумму — высококлассные продавцы стоят дорого, а руководство ещё дороже.

4. Автоматизировать всё, что поддаётся автоматизации

Тут просто: чем больше процессов автоматизированы и оцифрованы, тем проще, и тем выше по итогам прибыль компании, её эффективность. Например: оцифровка планирования позволяет сэкономить до 25% времени, ранее затрачиваемого на планирование, и увеличить выручку на 5%, просто потому что машины исключают человеческие ошибки, а это очень круто.

Собственная система коммуникации внутри компании с чётко построенным механизмом согласования позволяет существенно сэкономить время, которое сотрудники тратят на бессмысленные походы «на поклон» к руководителю. Часто продавцы вынуждены заниматься оформительской работой — подготовкой сопровождающей сделку документации. Этот процесс тоже можно автоматизировать, высвободив огромное количество времени для всех.

Понятно, что первоначальные затраты на автоматизацию будут немаленькими, непросто и переучить сотрудников работать с цифрой, а не делать всё по-старому, однако экономия станет настолько существенной, что любые расходы быстро окупятся.

В качестве резюме можно сказать, что для идеальной работы компании нужны:

• 50–60% делопроизводителей, административных работников и сотрудников клиентского сервиса,
• большая часть из них должна относиться именно к административно-делопроизводственному аппарату,
• на каждые 8 продажников должен приходиться один грамотный руководитель,
• чем больше рутинных процессов автоматизированы, тем лучше для всех.